贯彻双重确认的原则

作者：张忠良

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　　我们在日常经营中，都难免会有差错。同时，在组织中，会有明知不对，却因鬼迷心窍而干起舞弊的勾当。

　　为了防止出现差错和不当行为，有必要建立由多部门、多人复核的双重确认的体制。

　　比如，购入物品时，要有收货部门和验货部门这两个部门的确认。出货时，也需要仓库和使用部门对于出货凭证的双方确认。盖公章人和保管人的多重确认。支付货款时，需要支付凭证的复核和办理付款人的共同确认。今天很多付款采用网银支付，也需要有确认金额复核的人和负责支付操作者两个环节确认完成。如编制产品的BOM清单，需要直接负责BOM的主管和相关人员或领导逐一确认，以避免差错。这些都是经营中，有代表性的例子。

　　外部有很多报道，某公司的财务总监连续10年拿用公款，等到东窗事发时，其涉及的金额已非常巨大。包括银行的风险类投资等，由于之前一直成功，并忽视了审核确认，风险的放大，最终决定了银行的生死存活。

　　由于没有建立和贯彻双重确认的原则，让经营出现重大风险，或让组织的人犯罪入狱，这样的案例实在是太多了。

　　不管一个人多么认真负责，只要负责管理保险柜或现金，就有一时糊涂之虞。比如，一开始由于手头拮据，反正没人监督，于是暂且“借用”，打算下个月发工资后补上。可结果迟迟还不上，挪用的金额越来越大，如滚雪球一般，最终走入歧途。

　　很多中小企业不在制度上完善，采用现金和资金管理由自己的太太或亲戚负责，看上去消除了风险，但由于自己人管理，没有通过制度的规范运作，或没有更好的责任心和服务意识，不但问题会更多，在周围人看来，这纯粹是家族企业，很难做大事业，对于公司会失去信心。

　　人心都有善恶两面。我们应该通过制度的设计，践行“以心为本”的经营思想，伴随着大爱和善的信念，构建严谨的制度，并一贯性和系统性的坚守非常重要。也就是设计“双重确认的原则”来发现和防止错误的技术性手段，以此来爱护和珍惜员工，并保护公司的财产。

　　人性的贪婪，往往源于制度的疏漏。倘若制度完善，即便心生贪念，也无法犯罪。通过这种保护员工的制度设计得越是严密，就越是真正充分体现对于员工的关爱。

　　当今社会上经常出现“萝卜章”造假，如何管理好印章，如何使用管理保险箱，包括保管汇票和支票、合同等都需要有一整套严谨的制度。贯彻双重确认的原则，目的就是确保“零差错”，让员工没有犯罪的机会，这是真正保护员工。

　　在具体经营中，购买材料的定价、在投资项目的定价、在销售产品的定价、重大物资库存异常处理的定价，包括员工加班工资计算，工会费用管理，爱心基金管理等等，都需要有完善的双重确认或多重确认的管理机制。

　　尤其集团的投资，每个公司都处于不同的发展阶段，更需要重视和完善双重确认的制度。不能由于公司规模比较小，我们就忽视双重确认的制度，这对于今后的发展和做大会带来隐患。意识的改变，习惯的养成，需要一开始就建立起来，这才是确保经营健康的必要手段。

　　公司倡导“双重确认”，并非基于“人性本恶”的思想。相反，我相信人人都有善良的佛性。为了避免员工由于一时的邪念而犯下罪孽，公司就需要完善管理制度。