按所需数量购买所需的物品
作者：张忠良
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在购买物品和原材料的时候，因觉得批量购入能降低单价，于是轻率地购进超出所需要的东西，这是不应该的。
买得过多会造成使用上的浪费。即使一时以便宜的价格大量购入，但因此需要保管的仓库，需支付库存的利息，这样就增加了额外的支出。而且，由于产品规格变更等原因，买进的材料会变得根本无法使用，这就很危险，会成为坏账。
我们作为制造型公司，应该专注制造本身，并依靠制造的实力获取利润。只在必要之时，购进必要的数量的物品，这一点非常重要。
作为制造公司，必须坚守按照订单生产，并按照订单和生产周期，分批采购，仅仅保留少量周转安全库存。这里的安全库存，需要结合产品生产状态而考虑，原则上需要最小化，不是作为库存的存货。也就是库存的新鲜度需要控制在一周内或在一定时间内非常重要。采购产品材料库存的周转需要给予生产要求而准备，以确保周转时间最短化。
这里不仅仅是按所需购买物品，还需要购买的物品时间和所需要生产时间相吻合，让周转时间加快。这都是采购和生产的原则，让材料资源所占用资金最小化，周转最大化。
采购材料在生产产品中所使用的实际成本是“按采购单价核算的成本+采购时间占用的资金成本+占用的场地费用和管理费用+库存风险”的总和。
如果我们仅仅考虑便宜，采购了更多的库存积压在仓库，看上去因为单价便宜而采购，但因为有库存，采购的材料价格是波动的，可能接下去时间会更便宜。因有库存，就会增加资金占用成本的提升。自然也会有仓库保存的风险，如保质期，或金属材料表面氧化等，出现一定的损耗。如果客户的规格变化了，不能使用了，有可能出现更大的坏账损失，或按照处理价出售，增加亏损。这样一来，原本由于贪便宜而大量购入的物品和原材料，到后来却在悄无声息地吞噬企业的经费。
记得集团有一次搬迁盘点，把生活区底层做具体功能使用，发现很多木制的衣柜，行政部门按照房间数量做了采购，但实际上很多房间不适用这个衣柜来装修。当时为了增加量让采购便宜，但实际上放置了10年都没有使用，最终品质也受影响，并以非常低的价格作价处理。这就是违背了“按所需数量购买所需物品”的原则。
我在做兴瑞总经理时，当时生产模具的冲头经常会坏，我们就按照合理的库存把冲头作为备件，因无法预测具体哪一个会坏，结果很多备件都是搁置，等到该模具产品不再使用了，这些备件都需要彻底报废，没有任何价值。目前我们把模具的品质提升了，并生产之后每一副模具做保养，如有问题在保养阶段就彻底解决了，这样原则上不需要备件了，可以彻底消除这方面的浪费。
曾经在经常使用的原材料因为量很大，就思考控制成本的方式，做材料的期权买卖。结果在12500元每吨的锌合金价格上锁定，认为价格会上扬，但锁定之后，外部环境发生变化，最终价格不但没有上升，反而每周降低1000元以上，等到价格低于10000元每吨时，只能忍痛割爱平仓了，实际亏损了将近60多万。这都是因投机心态所造成，最终不但没有降低成本，反而增加了亏损。
如果我们只采购了所需要的量，没有多余的库存，员工也会在使用时特别爱惜，不会随意浪费。如果富余的原材料堆满了仓库，那么员工也会麻痹大意产生“即便在生产过程中出现失误也没关系，反正仓库里有的是原材料，大不了重做”的思想。
我们开发新品或研发产品时，由于没有如生产一样明确消耗量，往往会多采购或多领用材料作为试样，最终会带来浪费增长等情形。哪怕是新产品试样等，就材料损耗我们也需要有具体的目标，而不能随意性，这样就能控制成本。
通过以上的分享，虽然“购买时下所需”的采购方式或许很难享受到优惠价格，或认为没有备件或库存会影响生产，但其带来的好处足以弥补可能会带来的损失风险。
